RPA

RPA (automatización robótica de procesos) es un software que opera otros programas a través de la pantalla, como lo haría una persona: abre el sistema, inicia sesión, hace clic, copia, pega y completa campos. Es útil cuando el sistema no ofrece API ni acceso a la base de datos, como portales bancarios, sitios de organismos públicos y ERP antiguos.

Cómo funciona

El robot sigue un guion: disparador (horario, correo recibido, archivo nuevo), pasos en pantalla y reglas de excepción (qué hacer si un campo no aparece). Como depende de la interfaz, cualquier cambio de diseño puede romperlo, por eso el RPA debe ser la última opción: si existe API, la integración directa es más rápida y estable. Bien usado, el RPA cubre la “última milla” entre sistemas que no se comunican.

Ejemplo práctico

Finanzas descargaba cada día las facturas de 40 proveedores desde portales distintos. Un robot entra en cada portal temprano, descarga los PDF, los renombra con proveedor y vencimiento y los carga en cuentas por pagar. La persona solo revisa las excepciones.

Errores comunes

• Usar RPA donde existe API, creando algo frágil sin necesidad.
• No monitorear el robot y descubrir semanas después que se detuvo.
• Automatizar un proceso confuso sin simplificarlo antes.