Cronograma de projeto de engenharia: como montar um que a equipe use
Um cronograma útil tem poucas tarefas, com responsável, início e duração em dias úteis, descontando feriados. O avanço do projeto deve ser ponderado pelas horas de cada tarefa, não pela contagem de tarefas. Atualizado toda semana e comparando horas previstas e reais, ele mostra o atraso cedo e melhora o próximo orçamento.
Aqui estão as regras de um cronograma que a equipe usa. No fim, mostramos uma planilha com Gantt automático que já segue essas regras. Ver o material pronto
Guilherme Rodrigues ItinoseAtualizado em 3 min de leitura
Resumo
- Tarefas de 2 a 10 dias são mais fáceis de acompanhar do que blocos longos.
- Conte em dias úteis e desconte os feriados da sua cidade.
- Avanço por horas mostra a verdade que a contagem de tarefas esconde.
- As horas reais são o melhor insumo para o próximo orçamento.
O cronograma do projeto costuma nascer bonito e morrer na primeira semana. Ele tinha detalhe demais para atualizar, o prazo não considerava o feriado e ninguém sabia dizer se o projeto estava em 30% ou 60%. Dá para resolver isso com poucas regras.
Divida em tarefas que dá para acompanhar
Uma tarefa de 30 dias passa quatro semanas em “em andamento” e só revela o atraso no fim. Quebre em tarefas de 2 a 10 dias úteis, cada uma com um resultado que dá para ver: modelo 3D aprovado, desenhos liberados, lista de materiais enviada.
Cada tarefa precisa de quatro informações:
| Campo | Exemplo |
|---|---|
| Responsável | Bruno, só uma pessoa |
| Início | 12/11 |
| Duração em dias úteis | 8 |
| Horas previstas | 48 |
Conte em dias úteis
Uma tarefa de 8 dias úteis que começa numa quinta-feira, 12/11, com feriado na sexta 20/11, termina em 24/11. Em dias corridos, você erraria a data sem perceber. Mantenha uma lista com os feriados da sua cidade, para que o cálculo do fim pule essas datas.
Meça o avanço pelas horas
Veja a diferença com um exemplo fictício. O projeto tem uma tarefa de 12 horas concluída e uma de 48 horas em 60%, em um total previsto de 162 horas.
- Pela contagem de tarefas: 1 de 8 concluída, ou 12,5%.
- Ponderado por horas: (12 + 28,8) ÷ 162, ou cerca de 25%.
A conta por horas é a que reflete o trabalho já feito. Ela evita o clássico projeto com “90% das tarefas prontas” e metade do esforço ainda pela frente.
Compare previsto com realizado
Peça para a equipe registrar as horas reais. Não é para vigiar ninguém: é a informação mais valiosa que o projeto deixa. Se a modelagem previa 48 horas e levou 70, o próximo orçamento parecido já sai melhor. Sem isso, cada proposta começa do zero, e a margem vai embora em silêncio.
O status precisa sair sozinho
Se alguém precisa decidir manualmente se uma tarefa está atrasada, ninguém vai marcar. Deixe a regra fazer: concluída com 100%; atrasada se o fim já passou; a iniciar se o início ainda não chegou. O resto está em andamento.
A reunião semanal
Com o cronograma atualizado, a reunião fica curta. Olhe só três coisas: o que atrasou, o que começa nesta semana e o que está travado esperando alguém, principalmente o cliente. Esse último ponto costuma ser a causa real do atraso, e fica registrado.
Sobre dependências
Uma planilha simples não move as tarefas sozinha quando a anterior atrasa. Em projetos pequenos, isso costuma ser aceitável, já que você olha o cronograma toda semana. Em projetos grandes, com muitas dependências entre equipes, use uma ferramenta própria para isso.
Comece pelo próximo projeto
Não tente recuperar o cronograma de um projeto já atrasado. Monte o do próximo com poucas tarefas, atualize toda semana e, no fim, compare as horas. Em dois ou três projetos, sua base de estimativas já estará melhor.
Quando terceirizar
- Falta capacidade da equipe para projeto e documentação
Quando não terceirizar
- Para um projeto de poucas tarefas, uma lista com datas pode bastar
Perguntas frequentes
Quantas tarefas um cronograma deve ter?
O suficiente para ver o atraso cedo. Em um projeto de poucas semanas, de 10 a 30 tarefas costumam bastar.
Com que frequência atualizar?
Uma vez por semana é o mínimo. Reserve um horário fixo, e o trabalho leva poucos minutos.
Preciso de software de projetos?
Para um projeto de cada vez, uma planilha dá conta. Com muitos projetos dividindo as mesmas pessoas, um software passa a ajudar.
Envie um desenho
Devolvemos uma revisão com os problemas encontrados, as correções sugeridas e um escopo com preço fechado.
