Como controlar orçamentos em planilha e medir a taxa de fechamento
Para controlar orçamentos em planilha, registre data, cliente, serviço, valor, etapa, próximo contato e motivo da perda. Calcule a taxa de fechamento só com as propostas que já têm resultado, em quantidade e em valor. O motivo de perda é o dado que mais orienta decisões, e costuma ser o mais esquecido.
Aqui você vê o que acompanhar nas suas propostas. No fim, mostramos uma planilha pronta para isso. Ver o material pronto
Guilherme Rodrigues ItinoseAtualizado em 2 min de leitura
Resumo
- Sem data de próximo contato, a proposta some.
- Calcule a taxa com ganhas e perdidas, não com abertas.
- Veja a taxa em quantidade e em valor.
- O motivo da perda mostra o que corrigir.
Se alguém perguntar quanto a empresa tem em propostas abertas, quanto tempo leva para responder? Muitas empresas técnicas não sabem, e isso não exige um sistema caro: uma planilha bem feita já dá a resposta.
As colunas que importam
| Coluna | Para quê |
|---|---|
| Data | Saber há quanto tempo está aberta |
| Cliente e serviço | Identificar |
| Valor | Saber o que está em jogo |
| Etapa | Novo, enviado, negociando, ganho, perdido |
| Próximo contato | Não deixar a proposta morrer |
| Motivo da perda | Aprender |
Use listas fixas para etapa e motivo. Texto livre impede a soma.
Como calcular a taxa de fechamento
Use apenas propostas com resultado:
Taxa = ganhas ÷ (ganhas + perdidas)
Um exemplo fictício: 1 ganha e 2 perdidas dão 33% em quantidade. Em valor, R$ 18.500 ganhos contra R$ 12.000 perdidos dão cerca de 61%. Os dois números juntos dizem coisas diferentes: você pode estar perdendo as pequenas e ganhando as grandes.
Propostas em aberto não entram na conta. Elas distorcem o resultado, especialmente em um mês com muitos envios.
O motivo de perda é o dado mais valioso
Anote toda vez, com poucas opções: preço, prazo, escopo, concorrente, sem retorno. Em alguns meses, surge um padrão. Se quase tudo cai por prazo, baixar o preço não vai resolver.
“Sem retorno” muito alto costuma indicar falha no acompanhamento, e não falta de interesse.
A rotina
Dez minutos, uma vez por dia, olhando os contatos atrasados. Uma vez por mês, olhando os totais. Sem isso, a planilha vira um arquivo a mais.
Quando sair da planilha
Quando muitas pessoas precisam editar ao mesmo tempo, ou quando você quer histórico de conversas e integração. Até lá, a planilha ensina o que o futuro CRM precisa fazer.
Quando terceirizar
- Você precisa ligar o controle ao seu sistema
Quando não terceirizar
- Você envia poucas propostas por ano
Perguntas frequentes
Qual é uma boa taxa de fechamento?
Varia muito por setor e tipo de cliente. Compare com o seu próprio histórico.
Quando trocar a planilha por um CRM?
Quando várias pessoas editam ao mesmo tempo, ou você precisa de integração com e-mail e WhatsApp.
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